ダイスケです。
あなたは皆平等に持っている1日24時間を有意義に過ごせていますか？
１日たった２４時間
１年３６５日はどんな人でも分け隔てなく割り振られたものです。
その分け隔てなく割り振られた時間におきまして
どんなふうにしてレベルの高い仕事をたくさんこなせるかはまさに
「効率」
にかかっているに違いありません。
詰まるところ「仕事のデキる人」ってのは、「仕事の効率化」がとっても優秀なのです。
私自身はサラリーマンの本業を終えたら残った時間を副業に割り当て
自分のビジネスをスタートさせたため、限りある時間で結果を出さなくてはダメなのです。
そんなわけですから
「仕事の効率化」
には特にこだわりを持ってきました。
この記事では、私が今日まで自分のものにしてスタートしたものや、独自の経験から、
非常に効き目がある２１個を提案します。
明瞭な最終地点をデータで指定する
まず第一に仕事を進めていく上で絶対に必要なのが「ゴール」や「目標」「最終地点」です。
ほんとにこれが無ければどれほどがんばっても、
ただ無我夢中でやるだけで、どの方向に進行しているのかが把握できなくなります。
そういう理由で、全ての仕事に必ず最終地点を設定していました。
「いつ」まで「いくらくらい」やるのか。
これを数値でストレートに立てることをいつものことながらやっていました。
メリハリをつけるという意味でも
「いつ」まで「どのくらい」やるのかを
明瞭なデータで指定するのは実用的です。
期間毎のプロセス管理を確実に行なう
年ごと、月ごと、週ごと、日ごとのタスク管理の徹底を確実にしていました。
とりあえずは年間でやるべきことや目標をデータで出してみたり、
数値でストレートに設定します。
そのうえで、それを成し遂げるために月に一度何を決めるかを月ごとに設定していきます。
この月の行なうべきことを達成するためにやるべきことを
週毎に「具体的なタスク」として書き出していくのです。
その週のタスクを、月曜日から遂行していくという態勢をとりました。
このようにすることにより、向かって行く先が明らかになるのと、
そのため目の前のやるべきことが明確になります。
仕事に着手する前と仕事の終了時にタスクを洗う
仕事に取り掛かる際には、その日のタスクを見極めることを、最初の仕事にします。
その日にクリアしなければならないことの
全体像を把握した上で、仕事をスタートさせるのです。
やみくもに仕事をやるのではなく
全体を頭にインプットして各々タスクを進めることで
そのタスクへかける時間やエネルギーの度合いを押さえることができます。
また、仕事の終了時には、当日のタスクで済んだものと終わっていないものを明確にします。
それを踏まえて、翌日のタスクを仕事の終了時に設定します。
こうすることによって、タスクの抜け漏れがなくなると一緒に、
頭が整頓された状態になるので、仕事の処理能力も鈍りません。
可能なら早い時間から仕事に取り組む
私も含んで人間というものは、数え切れないほどのものを先送りにする傾向にあります。
そのうえで、先送りにすればする程、動き出すのに腰がしんどくなるものです。
仕事であってもそりゃあ同じでどうにも
「調子が出ないな」「めんどうだな」
と感じている日も当然あるわけで、その時にのんべんだらりと仕事に取り組まずにいると
時間がむなしく過ぎています。
めんどうだなと思っていても、いざ取り掛かって始めてしまえば
案外スルスル仕事は進んでいくものです。
そんなわけですから、プラス思考で
「早い時間から仕事に取り組む」
というのを自分の指針としていれば
何も考えていない状態よりはタラタラと実践してしまうときには減るでしょう。
また、調子が悪いながらも素早く取り組み始めれば、
自分の意識の高さに自己満足して、そのおかげでいい実績を残せるということもあります。
タイムスケジュールを明らかにする
タスクの洗い出しについては既に述べましたが
このタスクについてもタイムスケジュールを明らかすることが非常に重要なのです。
いつにスタートを切っていつ頃にケリをつけるのか。
それは、さほどそれに従って進めていけるとは限りません。
かえって、順調に進まないことのほうが多い確率は高いです。
だけれど、何かしら時間的な目標や目安が無ければ、
ここにおいてもズルズルと仕事をやってしまう事になるのです。
どんなことも旗や道標のようなものは不可欠です。
「考える時間」と「作業する時間」をハッキリと分ける
タスクには大まかに、真剣になって
時間を費やして思考を深めていかなければいけないものと
単純作業だったり直ぐに判断できるようなものに分けられます。
それらのものを明確に分ける事で業務パフォーマンスは比べ物にならないほど向上します。
そのために、タスクを洗い出した後、そのタスクそれぞれが
「考える系」
なのか
「作業系」
なのかをチェックする必要があります。
「作業系」はスピード感を持って終える事ができます。
決めた日のタスクをテンポよく進めるためにも、
「作業系」のタスクは早いうちに済ませるのが良いでしょう。
また、「考える系」のタスクは環境が重要です。
ひとつの例として、周りがガヤガヤするところでは
100パーセントの力で考えられないタイプとの人は
そのタスクに取り掛かる時には、図書館など物音ひとつしない所に移動する必要もあります。
移動時間が掛かっても、その環境に行く事で
本腰を入れて考えられるともなれば、そのお蔭で仕事の効率化に貢献するでしょう。
細切れ時間に取り組むタスクをリストアップしておく
スマートフォンの普及、インターネット環境の充実により
我々は細切れ時間を非常に有効に使う事ができるようになってしまったのです。
デスクに座ってパソコンに向かわない時間でも仕事をする事が可能になったのです。
毎日の中で作られる細切れ時間を合算すると２時間を超えると言われています。
- 待ち合わせのちょっとした待ち時間
- 電車やタクシーでの移動時間
- ドリンクを注文してから出来上がるまでの時間
などなど・・・あと一歩のところで何も決めていないと
こういった時間はボーッとしてしまうか
目的のないネットサーフィンに注ぎ込んでしまいます。
この細切れ時間を活用するために
数分から長くて１０分で終了するような
タスクを事前にリストアップしておきます。
私の場合は、ちょっとしたメッセージの返信などを
この時間に当てる事が多いです。
PDCAサイクルをあらゆる局面で回していく
「PDCAサイクル」は誰でも聞いた事があると思います。
Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）
を繰り返していくというものですね。
Pから始めてAまで行ったら、またPに戻ってグルグル回していきます。
「知っているとできているは違う」
と言いますが、
「PDCAサイクル」はその最たるものであると感じでいます。
PとDができているのに、CとAが大雑把になっているケースは多いのではないでしょうか？
CとAをしっかりと行う事により、PとDの精度が上がっていきます。
これは、それ以降の仕事の効率化という点での影響度は非常に大きいものになるでしょう。
仕事の優先順位を明らかにする
「タスクを書き出したが何から取り掛かればいいのかわからない」
となり、その結果何もできないまま時が過ぎていくというケースや
たくさんのものに適当に手をつけて何１つ終わらせる事ができないというケースは割と起きます。
そのような方は、仕事のプライオリティー（優先順位）を明らかにしなければいけません。
何がプライオリティーが高い仕事で
何から取り組まなければならないかについて、自分自身の判断基準が必須となるのです。
優先順位の基準としてオススメなのは「７つの習慣」でアナウンスされている
重要度と緊急度を基準とするものです。
自分のタスクを重要度と緊急度の高さで分類し、重要度と緊急度が高いものを第１に取り掛かるタスクとします。
それを踏まえて、重要度が高く緊急度が低いものを大事にしていきます。時に重要度が低く、緊急度が高いものに振り回されがちですが、ここはサクッと片付けてしまいましょう。
このような判断基準を持つ事で、数え切れないほどのタスクがあってもテキパキと進める事ができます。
情報の断捨離を行なう
ご存知ですか？実はインターネットの情報量は１０年で８０倍となったのです。
しかれど、人間の脳の進化というものは５万年前に
進化においてはほぼ完成しており、１０年で情報が８０倍になる一方で
わたしたち人間が処理できる量には変化がありません。
ですから、人間が処理できる情報の量をはるかに超えて
インターネット上の情報が増えているのです。
この増加は未来においても止まる事はありません。
Facebook、Twitter、ネットニュース、メルマガなど
365日多くの情報に溺れているというケースも多いのではありませんか？
冷静になって考えると、こういった類の情報はあなたにとっては
ことが無駄なものである物が極めて多いです。
何てことの無い娯楽として消費している情報となると
それは適度な量に止めておくべきです。
生産的な時間をしっかり手に入れるためにも、情報の断捨離を行い
まずは「今の自分」に本当に必要な情報にだけ触れる事をお心掛けください。
人に会う際には終了時間を決定づける
仕事でもお家の事情でも人に会う事はあり得ると思います。
現実問題として、このページでは仕事の話の基で進めていますが、
気晴らしであったりなんてことない情報交換の為にちょっとお茶をするために人と会う事もあるでしょう。
ただ、会う時間はハッキリさせていたとしても
別れる時間は決めていない事は多いのではないでしょうか？
「せっかく会うにもかかわらずお開きにする時間を決めるのは冷たくはないですか？」
という意見はもっともです。
ところが、私のこれまでの経験では、人と会った時に思いの外
話が長引いてしまい、その後のスケジュールが崩れたり
その日のうちに予定したタスクが完了できないという事が多くありました。
こうなってしまわないようには、会う時間だけでなく
別れる時間も事前に決めておく事が大事です。
商談だとすれば
「１４時から１５時まで」
頭に捉われずお尻もしっかりと決めます。
いくらなんでも１日に何人も合うような場合には
スケジューリングはしっかり行うと思いますが
週に２?３人と会うとされる人は、終了時間を決めない人との
会い方をする場合が多い傾向にあります。
予定を崩さず、タスクを確実に遂行するためには
人と会う際の終了時間をセットしましょう。
超集中日を毎月１度作る
これは信じられないくらい効果的でオススメです。
本当にそのままなのですが、１ヶ月の内に
１度でいいので「超集中日」と設定した日を設けます。
この日は、ホテルなど外部の示唆を受けないところに缶詰になって
際限なく集中してタスクを進めます。
この１日は、「考える時間」か「作業する時間」の2つに1つしか
することがないようにすると効果的だと感じます。
私の場合ですと、執筆系のタスクはここに充てる事が
ほとんどだと思います。
遅れたタスクのリカバリとして超集中日を使うのもおすすめです。
何はともあれ
「この日はとことんやるんだ！」
という１日を作ってみることをオススメします。
１日を終えた時の充実感は
その日の疲労を変えて明日への活力となります。
自分を再起動する時間を作る
パソコンの電源を入れっぱなしにすると
動作が悪化してしまいますが、その時には再起動をすれば重さも解消されます。
私は人間も同じだと思っています。
パフォーマンス高く仕事をしていても、何と言っても
仕事をやり続けていると徐々にパフォーマンスが落ちていくでしょう。
それが無い人間というのは、超人以外には考えられないと思います。
そういう理由で、落ちていったパフォーマンスを回復させるためにも、
自分を再起動する時間を作ると良いです。
「再起動する時間」
と記述しましたが、丸々１日を充ててもいいでしょう。
この日は仕事を忘れてスポーツをしたり、
自然いっぱいの中を散歩してみてください。
人によって
「１日全く仕事をしないと不安になる」
という方もいらっしゃるでしょう。私はこのタイプです（笑）
ではありますけれど、ここは１日しっかりと休むことで、
それ以降のパフォーマンスが劇的に向上するんだと考えて休みましょう。
あなたらしい集中スイッチを作る
スポーツ選手は集中に入るための決まりきった手順があります。
その決まりきった手順を儀式のごとく毎度のことながら行なうことで
スムーズに集中状態に入ることができるのです。
有名なところでは、野球のイチロー選手の素振りと袖を引っ張りあげる動作や
ラグビーの五郎丸歩選手がキックの前に取るポーズが存在するでしょう。
こんな感じの決まりきった手順を自分が仕事に入る際にもしてみましょう。
行うことは何でも上手く行くと思います。
私の場合でしたら、単純にコーヒーを入れて飲むだけです。
本当に何てことはないことですが、このレベルの何でも無いことを
儀式のごとく行えばスムーズに仕事に集中していけるのです。
更に、毎日のルーティンはあなた自身の小さな変化にも気づくことができます。
ひとつの例として、いつもと同じコーヒーを飲んでも何か美味しくなく感じて
「今日はキレが悪いかもしれない」というようなことです。
そういうような、自分を定点で客観視するツールとしても使うことができます。
焦らず弛まず
これは完全に心構えでしか無いので
挙げるのをほんのちょびっとためらったのですが、
個人的にすごく好きな感覚なので挙げることにいたしました。
思うように仕事が進まない時や、大量のタスクが片付かない時には
どうしても人間は焦ってしまうものです。
ところが、焦ったところで仕事が勝手に片付くわけでもないわけですし
それとは反対にミスが起きたり考えがまとまらず
処理スピードが遅くなったりするものです。
その時点で私がいつも心の中で唱えているのが「焦らず弛まず」です。
焦ることはありませんれども、弛むこともなく
ほんの少しづつでも毎日着実に一歩前へ出る。
これを、マインドのベースに置くことは成長にとって
すっごく大切なポイントだと考えています。
自分のキャパシティを超えたマルチタスク処理をしない
タスクが増えてくると、並行して複数のタスクを進めることが避けられない
というケースも多分にあります。
ただし、この際に留意しなければならないのは、
自分のキャパシティを超えてしまってはいけないということです。
そもそも、タイプによってマルチタスク処理が得意なタイプと
そうじゃないタイプがいます。
並行処理が得意なタイプは、自分のキャパシティ内であれば複数を同時に進めても、
それぞれの出来栄えが落ちる経験がありません。
ですが、マルチタスク処理が苦手なタイプは、
２個、３個と同時並行に行うタスクが増えると
ガクンと出来栄えが落ちてしまうのです。
その件に関しては特性なのでしかたありません。
しっかりと力を振り絞って、クオリティ高く
１つずつタスクをこなしていくべきです。
並行処理が得意なタイプでも、それぞれにキャパシティはハッキリと存在します。
充分じゃないかと思っていても、キャパシティを超えた瞬間に突然全てが破綻することもあるのです。
そんなわけですから、重要なのは自分のキャパシティーを知ることと、
そのキャパシティに達しようとしていないか常に１人１人に確認をすることです。
もしキャパシティーを超えそうになったら、
上記で述べた優先順位の見直しや、あなた自身の
再起動を行うことが不可欠となります。
仕事環境を改善させる
仕事の効率を考えた時に絶対に避けてはいけないのが、仕事環境を改善することです。
特に自分の仕事の道具に関するものです。
ひとつの例としてパソコンを使って仕事をするのであれば、
マルチディスプレイにするだけで効率は劇的に向上します。
MacbookAir１台で動作して、WindowsもMac内で動かしている人と、
MacbookAirとThunderboltディスプレイ、そしてWindows用のパソコンが
他にあるという人とでは業務パフォーマンスは雲泥の差です。
もちろん、これらのものを揃えるには資金が必要となりますが、
それを補ってあまりある結果が後になってに待っていることをお薦めします。
また、それのみならず身近な話でいうと
ボールペンや電卓などが使いたいと思ったときに手元に無いと
それを探すのにムダな時間を惜しまずにしまいます。
私の場合はどちらかと言うと、デスクは必ずしも
整理整頓されている必要は無いと思っているのですが
お願いしたい物は使いたい時に探さなくていいようにやっておく方がいいでしょう。
パソコンを２台以上持つ
これも資金がかかることなので簡単にはできないかもしれません。
ただ、非常に効率が良くなるのでイチオシです。
私はWindowsを使っているのですが
- 自宅用
- オフィス用
- 持ち出し用
- 旅行・出張用
と、４台のパソコンを使い分けています。
旅行・出張の時は、ある程度長期間になるので
その最中に何か細かいエクセルのデータや
インタネット広告の細かい数字を扱うようなこともあります。
そうなったら、やはりある程度の画面の大きさが必要
となるので13インチのパソコンを持ちます。
一見して４台のパソコンを持つのはお金の無駄に見えるかもしれませんが
実際に取り入れると非常に便利であると体感いただけると思います。
クラウドサービスを活用する
様々なITツールが誕生し、私たちの仕事でも活用されるシーンが増えました。
業務パフォーマンスの効率化という面で考えると外せ無いのはクラウドサービスです。
クラウドサービスとは、サーバー上にアップされたサービスを、
手元のパソコンやスマホからアクセスして使う形式のものです。
このサービスを使うことによって自分のパソコン自体にデータを置かずに、
複数の機器でデータを共有することができます。
ひとつの例として、evernoteというサービスがあるのですが、
これを使うと自宅のパソコンで原稿を書いていたとして、
その続きを移動中のタクシー内でスマホで書くことができ、
会社に着いたらさらに続きを会社のパソコンで書くことができます。
隙間時間の有効活用には欠かすことができないツールといえるでしょう。
また、私が４台のパソコンを使えるのも
クラウドサービスがあるからであって、
どのパソコンを開いても同じ環境ですし、同じデータにアクセスすることができるのです。
Googledrive、chatwork、Dropboxなど、便利なクラウドサービスは沢山あります。
あなたのやりたい事や、仕事スタイルに合わせて各クラウドサービスを試してみてください。
検索力を鍛え上げる
まるでわからないことにぶつかると、当然仕事の手は止まります。
質問をしたら、すぐに回答を得られるような人物が
身近にいればいいのですが、そんなに簡単には便利な人はいません。
今は何でもインターネットから情報が得られる時代です。
ですから、わからないことがあるとインターネットで検索をするのが普通です。
ただ、この検索においても、知りたい情報にすぐにたどり着ける人と、
そんなに簡単にはたどり着けない人がいます。
知りたい情報にたどり着くには「検索力」を向上させなければいけないと言えます。
「検索力」が低い＝知りたい情報になかなかこぎ着けない人というのは、
何か確認したいことがあっても
どういう感じで検索したらいいのかわかりません。
検索の一連の流れをひとつの例としてお話しします。
ネット上の記事には目次がありますが、あなたもブログ運営者だとして
いずれも目次を作成したければ、どういうふうに検索しますか？
記事を閲覧してみると、同じような目次がありますよね。
ということは、この目次はなんらかのプラグインによって
作られていることがわかります。
そうなれば「ワードプレス 目次 プラグイン」と検索すれば、
この目次を作るためのプラグインが分かります。
そ
のプラグインの名前は「Table of Contents Plus」です。
その後、プラグインが分かってもインストールしたところで、
どのように使えばいいのかがわからないかもしれません。
そういったときには、
「Table of Contents Plus 設定方法」
「Table of Contents Plus 使い方」
というように検索します。
この一連の検索行為がスピーディに出来るのかが
「検索力」
が影響を及ぼすということです。
何かさっぱり分からないことがあったときに、
スムーズに検索して正しい情報にいち早くたどり着ければ、
仕事の手がストップするなんてことはないでしょう。
どうしようもない時はプロに頼る
前項でお話ししたように今はインターネット上でどんな情報でも得られる時代です。
その真偽を見極める目というものも必要ではありますが、
実際のところは私たちが何かを進めていく上で
無い情報は無いと言えるレベルだと思います。
ですが、検索しても検索しても、どうがんばってもわからない
というケースが存在するのです。
と言えども、必死に検索して自分で解決しようと
頑張ることは非常に大事だと考えます。
大前提として、その努力を欠いてはいけません。
そうは言っても、それで１日２日潰れてしまうようですと
これは非効率であると言わざるを得ません。
そういった時にはプロの力を借りましょう。
以前、自宅で仕事をしていた時に、
急にインターネットが接続できなくなったことが起きました。
私は自分のスマートフォンで情報を検索し、なんとか復旧を図りましたが
数時間ほど頑張っても一向に進展がなかったです。
仕方がなく、パソコン関係で困りごとがあった時に電話で依頼すれば
急いで向かってくれるサービスがあり、それを使いました。
ルーターの設定に原因があったようで、
プロが急いで行くとほんの１０分でインターネットは復旧しました。
こういうケースの場合には初めはなんとか自力でがんばりますが、
どこかのタイミングで見切りをつけてプロに頼るのが一番いいです。
まとめ
これら２１個をザックリ見ていくと、
- タスク管理系
- 考え方系
- 環境系
と大きく３つに内容が分類されます。
業務パフォーマンスがいい人というのは
この３つのバランスが非常に良いと感じます。
どれか１つだけがしっかりしていても、
他の２つがおろそかですと
業務パフォーマンスが悪くなってしまいます。
また、人は表面上のノウハウに
どうしても目が向いていきますから
「考え方系」については無視されがちです。
ですが、仕事を行うのが生身の人間である以上
「考え方」というものはすべての局面で影響をもたらすものになります。
自分ができているところがどこで
自分ができていないところがどこなのかをチェックしてみましょう。
その上で充分ではないものを埋めていくのが
業務パフォーマンスを劇的に質の高いものにすることにつながるでしょう。
ダイスケ
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